海外展示会の準備と現地運営を、企画から会期後8週間まで一つのチームで——日本企業の海外出展

Terra Vista株式会社は、日本企業の海外展示会出展を、開幕3ヶ月前の商談設計から現地でのブース・当日運営、会期後8週間のフォローまで一つのチームで担います。仕組みは三つです。各展示会に申込前に成果物の名前を付け、会期前に面談枠を確定させる。会場では価格と条件をその場で答えられる体制と多言語資料を整える。会期後は48時間以内の返信から8週間の送付表まで、担当者名を入れて開幕前に組む。太陽光関連メーカーのB2Bワークショップ二件を、企画・準備から現場運営まで一貫して担いました。会場はラホールとシドニーです。企画を書いたチームが会場に立つ——それが海外出展で当社が納めるものです。

海外展示会の成果が決まる二つの時点

当社が海外で運営してきた会場では、集めた名刺の枚数より、二つの時点の準備が会期後に動いた商談の数を決めていました。一つは開幕3ヶ月前——面談枠と、その場で答えられる価格・条件を用意できたか。もう一つは会期後8週間——最初の返信を、誰が、どの言語で、どれだけ早く書いたか。

海外の会場では、初対面のブースで価格・条件・納期を聞き、その場で次の一手を決めようとする来場者がよくいます。だからブースには、英語（現地語）で条件を即答できる人と、現地通貨またはドル建ての価格、インコタームズ、最小ロット、納期の目安、必要な認証をまとめた一枚が要ります。そして会期後は、意味のあった商談に48時間以内、会話の中身に触れた固有名詞入りの返信を相手の言語で送ることが、次の面談を決めます。

Terra Vista株式会社が海外出展で納めるもの

1. 商談単位の出展計画と、会期前の面談設定

「認知を広げる」ではなく、「どの国の、どの業種の、どの役職の人と、何件の面談を持ち、会期後に何を送るか」まで書いた出展計画。主催者のマッチングシステム、JETROの商談支援、業界団体経由の打診で、会期前に面談枠を確定させます。海外の決裁者も日程は数ヶ月先まで埋まっているため、開幕3ヶ月前からバイヤー調査と打診を始めます。

2. ブースと当日運営

施工会社との要件定義と工程管理、多言語の資料と販促物、ブース要員へのブリーフィング、そして価格と条件を即答できる一枚。会場での問いに、その場で答えが返る体制を、開幕当日までに整えます。

3. 現地でのビジネス通訳と記録

商談の中身を把握したビジネス通訳が面談に同席し、会場とワークショップの写真・動画の記録は自社の制作チームが担います。記録は会期後のフォローと社内報告にそのまま使える形で納めます。

4. 会期後8週間のフォロー体制

意味のあった商談への48時間以内の返信を相手の言語で。誰が書くか、誰が翻訳ではなく現地の語法に直すか、何週目に何を送るかを一枚の表にし、出展前に担当者名まで埋めます。8週目には、展示会に付けた成果物に対する書面の振り返りを納めます。

展示会の前後に組み合わせるもの

市場との接点は展示会のほかにもあります。招待制のワークショップ、企業訪問を軸にした国際ビジネス交流プログラム、季節に合わせた発表イベントは、一件ずつ決めるより一つの流れとして設計したほうが機能します。当社は展示会と並行してワークショップと国際ビジネス交流プログラムの企画・運営を行い、招待リスト・議題・会場・ビジネス通訳・現地調整を一つの面談プログラムとして組みます。ラホールとシドニーの二件のB2Bワークショップは、この形で企画から現場まで同じチームが運営しました。

対応範囲

市場：東南アジアをはじめアジア・オセアニアの各市場、日本国内。カテゴリー：産業財・B2Bの出展、消費財ブランドのバイヤー向け展示会。言語：中国語・日本語・英語。一年の組み立て方は海外展示会の出展支援に、ワークショップと国際ビジネス交流プログラムの運営は海外での現地運営に、海外向けの広報・インフルエンサー施策は海外向けマーケティング・PRに記載しています。

実務上の問いかけ

今年、海外展示会への出展を検討しているなら、開幕の1週間前ではなく——今——決めておく問いは二つです。

開幕当日、御社のブースで、英語で価格と条件を即答できるのは誰ですか。会期後、最初の返信を相手の言語で書くのは誰ですか。

この二つに名前が入っていれば、出展の成果はブースの設営より前に固まっています。

よくある質問

海外展示会の準備はいつから始めるべきですか。

成果を決める工程は開幕3ヶ月前に始まります。バイヤー調査、会期前の面談枠、価格・条件の即答体制、会期後8週間の担当者をこの時点で組みます。具体的な期間は展示会ごとに確認のうえ書面でご案内します。

海外展示会の会期後フォローまで任せられますか。

任せられます。意味のあった商談への48時間以内の返信を相手の言語で書き、週ごとに何を誰に送るかの表を運用し、8週目に展示会に付けた成果物に対する書面の振り返りを納めます。担当者名は出展前に決めます。

展示会の前後に、ワークショップや国際ビジネス交流プログラムを組み合わせられますか。

組めます。展示会、招待制ワークショップ、企業訪問を軸にした国際ビジネス交流プログラムを一つの流れとして設計し、面談日程・ビジネス通訳・現地調整を一つのチームで運営します。ラホールとシドニーの二つの市場で、B2Bワークショップ二件をこの形で運営しました。

*Terra Vista株式会社は、日本に本社を置く越境戦略コンサルティング・グループです。日本企業の海外展示会・ワークショップ・国際ビジネス交流プログラムを一年の計画として設計し、企画を書いた同じチームが現地で運営します。お問い合わせ：info@terravista.co.jp*

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